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EVENTMANAGEMENT GASTRONOMIE · DACH · 2026 BON #GP-EVENT-001
Event & Catering

Bankett.
Catering.
Closed Loop.

120 Couverts, 7 Allergien, 2 Diaeten. Wer hat ueberhaupt was bestellt?
gastropilot.ai macht Eventgastronomie zu einem Workflow, nicht zu einer Excel-Schlacht.

/// Warum Eventmanagement in der Gastronomie schwierig ist

01 · PROBLEM
Rezeptur skaliert nicht linear
Risotto fuer 4 Personen ist nicht einfach Rezept mal 30 fuer 120. Manche Zutaten bleiben gleich, manche skalieren ueberproportional. Wer linear hochrechnet, kalkuliert sich selbst arm.
02 · PROBLEM
Allergene werden pro Event neu zusammengesucht
Jedes Event eine neue Excel-Tabelle. Gast 12 nuesseallergisch, Gast 28 vegetarisch, Tisch 4 glutenfrei. Beim Service vergisst es jemand, und dann passiert Mist.
03 · PROBLEM
Bestellung wird zu konservativ kalkuliert
Aus Angst vor Lieferlucken bestellst du 15% mehr. Bruch nach dem Event: 8%. Marge auf dem Pass: kleiner als geplant.
04 · PROBLEM
Soll-Ist pro Event existiert nicht
Im Monatsabschluss wirfst du alles in einen Topf. Catering-Auftrag und Mittags-Geschaeft mischen sich, niemand kann sagen ob das Event profitabel war.

/// gastropilot.ai loest das

01 Rezeptur intelligent skalieren. System kennt nichtlineare Skalierung pro Zutat. Du gibst Couvertzahl an, Rezepturen rechnen automatisch, Einkaufsliste steht.
02 Allergene pro Gast hinterlegen. Gaesteliste mit Allergen-Tagging. Menue-Pruefung gegen die Liste. Service-Tablet zeigt pro Platz an, was beachtet werden muss.
03 Event als eigene Kostenstelle. Wareneinsatz, Personal, Logistik separat erfasst. Du siehst die Marge pro Event, nicht im Monatsmix.
04 Angebots-Kalkulation auf Knopfdruck. Couvertzahl plus Menue-Auswahl plus Aufschlag = Angebotspreis. Angebote stellen ist ein Klick, nicht ein Nachmittag.
05 Bruchgrund pro Event erfassen. Was nach dem Event in die Tonne ging, mit Event-Tag. Naechstes Mal weisst du dass beim Buffet-Format Lachs zu konservativ bestellt war.
06 Multi-Standort-Kapazitaet abstimmen. Bei mehreren Standorten zeigt das System wo Equipment, Personal und Vorbereitung kombiniert werden koennen.
EVENT IM LOOP PRO COUVERT MARGE SICHTBAR

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Lauft.

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/// Haeufige Fragen

Eventmanagement-Software in der Gastronomie deckt Bankett, Catering, Veranstaltungs- und Tagungsservice ab. Sie hilft bei Angebotskalkulation, Personalplanung, Rezeptur-Skalierung und Allergenmanagement pro Gast. gastropilot.ai integriert diese Funktionen mit Warenwirtschaft und Schicht, damit Marge pro Event sichtbar ist.

Wareneinsatz pro Couvert mal Personenzahl plus Personalanteil plus Logistik plus Aufschlag. Wichtig: nicht von der Standard-Speisekarte ausgehen, sondern auf Gaestezahl skalieren. gastropilot.ai rechnet Rezepturen automatisch auf die Couvertzahl hoch, inklusive der Mengen-Wareneinsatz-Effekte und Lieferantenpreise.

In gastropilot.ai hinterlegst du pro Gast oder pro Gaestegruppe Allergien und Unvertraeglichkeiten. Das System pruft beim Menue automatisch und schlaegt Alternativen vor. Allergen-Verzeichnis im Service-Tablet je Platz, damit niemand vor dem Gast nachfragen muss.

Reservierungssoftware verwaltet Tische, Zeiten und Gaeste. Eventmanagement-Software verwaltet Angebote, Rezepturen, Kalkulation, Personal und Equipment fuer ein konkretes Event. Beide ergaenzen sich. gastropilot.ai ist Eventmanagement im erweiterten Sinn, nicht Reservierung.

Stand-alone-Loesungen liegen bei 150 bis 400 EUR pro Monat. gastropilot.ai integriert Eventmanagement mit Rezeptur, Warenwirtschaft und Schicht und startet bei 19 EUR pro Monat im Solo-Plan, 49 EUR im Multi-Plan, 149 EUR fuer Hospitality. 14 Tage Free Trial.

/// Noch Fragen?

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Wir kommen vorbei.

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