Wareneinsatz 28 Prozent. Steht so im Steuerberater-Report. Stimmt das wirklich?
Ich erinnere mich an einen Freitagabend, 22:30 Uhr, Kueche laeuft auf Volllast. Der Sous Chef kommt und sagt: "Wir haben keinen Lachs mehr." Nicht weil keiner bestellt wurde. Sondern weil niemand nachgezaehlt hat, wie viel vom Mittagsgeschaeft uebrig war.
Das ist keine Ausnahme. Das ist Alltag in der deutschen Gastronomie.
Laut Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums liegt der durchschnittliche Wareneinsatz in Gast- und Speisewirtschaften bei etwa 28 Prozent. Aber diese Zahl ist ein Durchschnitt, und Durchschnitte luegen. Wer seinen Wareneinsatz nicht in Echtzeit kennt, sondern erst am Monatsende beim Steuerberater erfaehrt, hat laengst Geld verloren. 2, 3, manchmal 5 Prozentpunkte. Bei einem Betrieb mit 50.000 Euro Monatsumsatz sind das 1.000 bis 2.500 Euro. Jeden Monat. Unsichtbar.
Genau hier setzt Warenwirtschaft an. Nicht als Luxus fuer Ketten. Sondern als Ueberlebenswerkzeug fuer jeden Betrieb, der seine Marge kennen will.
Aber welche Software ist die richtige? Der Markt ist unuebersichtlich. Kassenhersteller, die Warenwirtschaft draufschreiben. Spezialisierte Tools, die nur Inventur koennen. All-in-One-Plattformen, die alles versprechen. Ich habe mir die wichtigsten Anbieter angesehen: ehrlich, ohne Werbe-Sprech.
Was eine Warenwirtschaft in der Gastronomie leisten muss
Bevor wir ueber Software reden: Was braucht ein Gastronomiebetrieb wirklich?
Das Minimum:
- Artikelstammdaten mit Einkaufspreisen
- Wareneingang erfassen (Lieferschein-Kontrolle)
- Lagerbestand fuehren
- Inventur unterstuetzen (am besten mobil)
- Wareneinsatz berechnen (Soll vs. Ist)
Was den Unterschied macht:
- Rezepturverwaltung mit automatischer Kalkulation
- Allergen- und Naehrwertberechnung (seit EU-LMIV Pflicht)
- Automatische Nachbestellung bei Mindestbestand
- POS-Integration: Verkauf reduziert Lager automatisch
- Lieferanten-Anbindung: Bestellung direkt aus dem System
- Echtzeit-Dashboard: Food Cost pro Gericht, pro Tag, pro Schicht
Die meisten Betriebe arbeiten heute noch mit Excel, Zettel oder dem Bauchgefuehl vom Kuechenchef. Die Mehrheit der deutschen Gastronomiebetriebe nutzt noch keine spezialisierte Software fuer die Warenwirtschaft. Nicht weil sie es nicht brauchen. Sondern weil die bestehenden Loesungen entweder zu teuer, zu kompliziert oder zu weit weg vom Kuechenalltag sind.
Die Anbieter im Vergleich
01 / Gastronovi
Kasse + Warenwirtschaft + Reservierung + Website + Personal aus einer Hand. Der deutsche Alleskoenner.
- Echte All-in-One-Loesung aus Deutschland
- GoBD- und TSE-konform
- Solide Funktionstiefe Warenwirtschaft
- Guter deutschsprachiger Support
- Schnell teuer: ab 202 Euro/Monat
- Warenwirtschaft nur mit Kassensystem buchbar
- Komplexitaet, steile Lernkurve
- Kein echter Closed Loop
02 / SIDES
All-in-One fuer Gastronomie mit Fokus auf Delivery und Filialverwaltung. Warenwirtschaft als Add-on.
- Starke Delivery- und Webshop-Integration
- Automatische MwSt-Anpassung (7%/19% ab 2026)
- Filialverwaltung Multi-Location
- Modernes Interface
- Primaer auf Lieferdienste ausgelegt
- Warenwirtschaft ist Add-on, nicht Kern
- Keine oeffentlichen Preise
- Rezepturverwaltung weniger tief
03 / FoodNotify
Rezepte, Kalkulation, Bestellung, Inventur, Catering. Stark in Rezepturverwaltung und Food Costing.
- Sehr stark in Rezepturverwaltung + Food Costing
- Direkte Lieferantendaten (Preise, Allergene)
- EU-LMIV konform
- Schnittstellen zu POS und Buchhaltung
- Kein eigenes Kassensystem
- Keine oeffentlichen Preise
- Fokus DACH, internationaler Support begrenzt
- Kein Personal, keine Tischreservierung
04 / Apicbase
Die tiefste Funktionalitaet am Markt fuer Back-of-House. 9 Module, SOC II zertifiziert, AI-gestuetzte Inventur.
- Tiefste Funktionalitaet fuer Back-of-House
- 9 Module: Menu Engineering, HACCP, Produktion...
- SOC II Type 2 zertifiziert
- Bilderkennung bei Inventur (AI)
- Overkill fuer Einzelbetriebe
- Kein eigenes POS
- Vermutlich ab 500 Euro/Monat aufwaerts
- Langer Onboarding-Aufwand
05 / MarketMan
Restaurant Inventory und Procurement Management. Fokussiert auf das, was es gut kann: Inventur und Einkauf.
- Fokussiert, tief in Inventur und Einkauf
- Breite POS-Integrationen (Lightspeed, Toast...)
- Gutes mobiles Interface
- Dedizierter Onboarding-Manager
- Support primaer Englisch
- Nicht GoBD-konform out of the box
- Keine EU-LMIV Allergenberechnung
- In Deutschland wenig verbreitet
06 / Orderbird
Sehr beliebte iPad-Kasse. Keine eigene Warenwirtschaft. Fuer einfache Betriebe ausreichend, fuer Food-Cost-Kontrolle nicht geeignet.
- Einfachstes Setup am Markt
- Sehr beliebt bei Cafes und kleinen Bars
- iPad-basiert, intuitive Bedienung
- GoBD- und TSE-konform
- Keine Warenwirtschaft
- API-Integration nur in PRO
- Fuer wachsende Betriebe zu begrenzt
- Keine Rezepturverwaltung
07 / DISH (Metro AG)
Starkes Oekosystem aus Bestellung, Reservierung, Google-Profil, Website. Warenwirtschaft ist nicht der Fokus.
- Starkes Oekosystem: alles aus einer Hand
- Metro als Lieferant direkt angebunden
- DSFinV-K-konform
- Kostenlose Einstiegstools
- Warenwirtschaft rudimentaer
- Primaer Front-of-House-System
- Abhaengigkeit vom Metro-Oekosystem
- Keine echte Food-Cost-Kontrolle
08 / Gewinnblick
Modernes Interface, Grosshaendler-Schnittstellen ab Werk, flexibles Abo. Noch relativ neu, wenig Referenzen.
- Modernes Interface
- Grosshaendler-Schnittstellen (Transgourmet, Metro)
- Flexibles Abo-Modell
- Deutsche Loesung, deutschsprachiger Support
- Noch relativ neu, wenig Referenzen
- Funktionstiefe Warenwirtschaft unklar
- Keine transparenten Preise
- Community und Oekosystem noch klein
09 / gastromatic
Marktfuehrer bei digitaler Personalplanung in der deutschen Gastronomie. Keine Warenwirtschaft.
- Marktfuehrer Personalplanung Deutschland
- Intuitive Schichtplanung (Drag-and-Drop)
- App fuer Mitarbeiter
- Lohnschnittstellen
- Keine Warenwirtschaft, keine Kalkulation
- Kein Einkauf, kein Lager
- Zweites System noetig fuer Food-Cost
Die Preistabelle: Was du wirklich zahlst
| Anbieter | Warenwirtschaft | Kasse noetig? | Einstiegspreis | Zielgruppe |
|---|---|---|---|---|
| Gastronovi | Ja (stark) | Ja, eigene | ab 202 Euro/Mo. | Mittel bis gross |
| SIDES | Ja (Add-on) | Ja, eigene | auf Anfrage | Delivery, Ghost Kitchen |
| FoodNotify | Ja (Rezeptfokus) | Nein | auf Anfrage | Kueche, Hotel, Catering |
| Apicbase | Ja (Enterprise) | Nein | ca. ab 500 Euro/Mo. | Ketten, Franchise |
| MarketMan | Ja (Inventur) | Nein | ca. ab 200 USD/Mo. | International |
| Orderbird | Nein | -- | ab 83 Euro/Mo. | Cafe, Bar, Foodtruck |
| DISH | Rudimentaer | -- | auf Anfrage | Metro-Kunden |
| Gewinnblick | Ja (All-in-One) | Ja, eigene | auf Anfrage | Mittel |
| gastromatic | Nein | -- | ab 91 Euro/Mo. | Nur Personal |
Was alle gemeinsam haben, und was fehlt
Jeder Anbieter auf dieser Liste loest einen Teil des Problems. Gastronovi ist stark in der Warenwirtschaft, aber du musst ihr ganzes Oekosystem kaufen. FoodNotify kennt deine Rezepturen, aber nicht deine Schichtplanung. Apicbase kann alles, aber nur wenn du 20 Standorte hast. MarketMan zaehlt dein Lager, aber spricht kein Deutsch. Orderbird macht die Kasse, aber beim Thema Wareneinsatz hoert es auf.
Das Grundproblem: Keines dieser Systeme schliesst den Kreis.
In einem typischen Gastrobetrieb passiert Folgendes:
- Du planst dein Menue
- Du kalkulierst die Rezepturen
- Du bestellst Ware
- Ware kommt, wird eingelagert
- Die Kueche produziert
- Die Kasse verkauft
- Am Monatsende machst du Inventur
- Der Steuerberater sagt dir, wie dein Wareneinsatz war
Zwischen Schritt 2 und Schritt 8 liegen 30 Tage Blindflug. Die Software-Landschaft bildet diesen Prozess in Bruchstuecken ab. Kasse hier, Inventur da, Rezepte woanders, Personal in einem vierten Tool. Vier Logins, vier Datensilos, null Echtzeit-Ueberblick.
Der Closed-Loop-Ansatz: Warum wir gastropilot.ai bauen
Genau diesen Bruch wollen wir schliessen.
gastropilot.ai ist ein Closed-Loop Operating System fuer die Gastronomie. Das bedeutet: Jeder Datenpunkt, von der Rezeptkalkulation ueber den Wareneingang, die Produktion, den Verkauf bis zur Nachkalkulation, fliesst in einen geschlossenen Kreislauf. Kein Export, kein Import, kein "Ich schau nachher in dem anderen System nach."
Was das konkret heisst:
- Deine Rezeptur kennt den aktuellen Einkaufspreis in Echtzeit
- Wenn die Kasse ein Gericht verkauft, aktualisiert sich der Lagerbestand automatisch
- Die Schichtplanung weiss, welche Gerichte heute auf der Karte stehen und wie viel Ware dafuer da sein muss
- Am Ende des Tages siehst du deinen Soll-Ist-Vergleich. Nicht am Ende des Monats.
- AI-gestuetzte Prognosen sagen dir, wie viel du morgen brauchst, basierend auf Wetter, Wochentag und historischen Daten
Weil ich selbst in Kuechen gestanden habe. In der Systemgastronomie, wo jeder Handgriff durchgetaktet ist. Und in der Individualgastronomie, wo der Kuechenchef morgens um 6 die Bestellung per WhatsApp-Sprachnachricht an den Grosshaendler schickt. Beide Welten haben das gleiche Problem: Der Datenfluss bricht zwischen Kueche, Lager, Kasse und Buero ab.
gastropilot.ai ist bootstrapped, aus Muenchen, und wir bauen fuer Betriebe, die ihre Marge kennen wollen, ohne dafuer BWL studiert zu haben.
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